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Corporate Responsibility Bericht 2017

Compliance

Die Deutsche Telekom AG legt besonderen Wert darauf, dass sich alle Mitarbeiter und Organe zu jeder Zeit wertekonform verhalten und sich an die Verhaltensgrundsätze sowie geltende Gesetze halten. Die zentrale Compliance-Organisation der Deutschen Telekom (Group Compliance) versteht sich als wesentlicher Mitgestalter einer auf Integrität ausgerichteten Unternehmensführung und Unternehmenskultur. Sie fördert eine Compliance-Kultur im Unternehmen, einen durch Compliance geprägten Wertekanon und dessen Verinnerlichung bei Führungskräften und Beschäftigten. Das Compliance-Verständnis der Deutschen Telekom geht damit weit über die reine Rechtmäßigkeit des Unternehmenshandelns, das heißt Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen, hinaus und zielt auf integres Verhalten aller Mitarbeiter und Unternehmensorgane ab.

So stellen wir integres und rechtskonformes Verhalten sicher

Wir bekennen uns klar zu ethischen Grundsätzen und geltenden Rechtsnormen. Dies haben wir in unseren Guiding Principles und dem Code of Conduct verankert. Um konzernweit integres und rechtskonformes Verhalten sicherzustellen, haben wir ein sogenanntes Compliance-Management-System implementiert: Dies ist ein ganzheitlicher Ansatz, um Risiken erfolgreich zu begegnen und Regeltreue im Unternehmen sicherzustellen. Alle Aktivitäten im Rahmen des Compliance-Managements stehen im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften und unserer Konzernrichtlinie Datenschutz. Diese regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten bei der Deutschen Telekom. Die Verantwortung für das Compliance-Management-System ist auf oberster Führungsebene im Vorstandsressort Datenschutz, Recht und Compliance angesiedelt. Zudem gibt es in jedem Unternehmen der Deutschen Telekom auf Geschäftsführungs- beziehungsweise Vorstandsebene ein Mitglied, das für Compliance verantwortlich ist. Der Chief Compliance Officer der Deutschen Telekom AG ist für die konzernweite Ausgestaltung, Weiterentwicklung und Umsetzung des Compliance-Management-Systems verantwortlich. Dazu leitet er den Bereich Group Compliance. Auf der Ebene der operativen Segmente und Landesgesellschaften sind jeweils Compliance Officer (CO) benannt. Diese sind dafür verantwortlich, das Compliance-Management-System und unsere Compliance-Ziele vor Ort umzusetzen.

Ziele des Compliance-Management-Systems
Für die Deutsche Telekom bedeutet „Compliance“, sich an Regeln zu halten und das „Richtige“ zu tun. Compliance zielt also auf integres Verhalten aller Beschäftigten ab. Im Sinne unserer fünf Leitlinien und unseres Code of Conduct ist Integrität, und damit auch Compliance, Basis aller geschäftlichen Entscheidungen und betrieblichen Handlungen. Sie definiert das Verhalten aller Beschäftigten gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Kollegen, Investoren, Managern sowie dem Umfeld der Deutschen Telekom.

Die Ziele unserer Compliance-Arbeit ergeben sich aus diesem Selbstverständnis, den geltenden Regeln und gesetzlichen Normen sowie aus unserem strategischen Ziel, führender Telekommunikationsanbieter in Europa zu sein. Konkret sollen Compliance-Verstöße sowie nicht integre Geschäftsentscheidungen verhindert werden. Zudem soll Compliance frühzeitig und dauerhaft in die Geschäftsprozesse integriert werden. Dadurch werden Haftungsrisiken für das Unternehmen reduziert. Compliance leistet zudem einen Beitrag dazu, dass wir von Kunden als verlässlicher Partner wahrgenommen werden. Die Umsetzung unserer übergeordneten Compliance-Zielsetzung in die betriebliche Praxis erreichen wir, indem wir das Compliance-Management-System konsequent umsetzen – entlang der drei Dimensionen Vorbeugen, Erkennen und Reagieren.

Besonderer Fokus liegt auf der Vorbeugung
Jährlich führen wir konzernweit ein sogenanntes Compliance Risk Assessment durch. So identifizieren und bewerten wir unsere Compliance-Risiken und legen Schwerpunkte für geeignete Präventionsmaßnahmen fest. Diese Maßnahmen fassen wir in einem Compliance-Programm zusammen.

Wir wollen erreichen, dass unsere Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag stets integer und rechtskonform handeln. In unserem konzernweit gültigen Code of Conduct haben wir deshalb klare Anforderungen an das Verhalten unserer Beschäftigten festgeschrieben. Dazu haben wir Compliance-relevante Konzernrichtlinien eingeführt, zum Beispiel Regelungen zu Antikorruption, zu Geschenken, Einladungen und Events sowie zum Umgang mit Beratern und Vermittlern. Eine Richtliniendatenbank unterstützt unsere Mitarbeiter dabei, geltende Vorgaben einfach zu finden und zu befolgen (konzernweite Umsetzung des Code of Conduct).

Neben regelmäßigen Compliance-Schulungen führen wir auch umfassende Antikorruptionsschulungen durch (siehe GRI 205-2). Um darüber hinaus für Compliance zu sensibilisieren, sprechen wir gezielt Führungskräfte als Multiplikatoren an. Ihre Rückmeldungen werden sorgfältig analysiert und genutzt, um bei Bedarf zusätzliche Trainings oder andere Maßnahmen einzuleiten.

Für Fragen rund um das Thema Compliance betreiben wir zudem das „Ask me!“-Portal. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können darüber das „Ask me!“-Beratungsteam kontaktieren, das zuverlässige Antworten bei Verhaltensunsicherheiten gibt. Das Portal beinhaltet ein FAQ mit Beispielfällen sowie Informationen über Gesetze, interne Richtlinien und Verhaltensgrundsätze.

Schließlich haben wir verschiedene Maßnahmen zur Förderung einer „Compliance-Kultur“ im Unternehmen aufgesetzt.

Erkennen und Überwachen
Trotz bester Präventionsmaßnahmen können immer wieder Gesetzesverstöße und schwerwiegende Pflichtverletzungen im Unternehmen vorkommen. Um nicht Compliance-konformes Verhalten aufzudecken, haben wir ein Hinweisgeberportal „Tell me!“ eingerichtet. Hier können neben unseren Mitarbeitern auch Externe, zum Beispiel Geschäftspartner oder Kunden, Hinweise auf regelwidriges Verhalten abgeben (Schutz für Hinweisgeber). Die Deutsche Telekom geht den Hinweisen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten konsequent nach und sanktioniert tat- und schuldangemessen. Zur Steuerung und Überwachung haben wir einen konzernweiten Reportingprozess implementiert. Dazu lassen wir unser Compliance-Management regelmäßig intern und extern überprüfen.

Compliance im Umgang mit Geschäftspartnern und Lieferanten
Im Code of Conduct haben wir Verhaltensanforderungen an unsere Beschäftigten definiert. Mit unserem „Menschenrechtskodex & Soziale Grundsätze“ (Weiterentwicklung der Sozialcharta) verpflichten wir uns unter anderem, Menschenrechte inklusive der ILO-Kernarbeitsnormen zu achten und zu fördern. In unserem Verhaltenskodex für Lieferanten fordern wir von unseren Lieferanten die Einhaltung der auf Grundlage des Code of Conduct und des „Menschenrechtskodex & Soziale Grundsätze“ niedergelegten Grundsätze und Werte und erwarten, dass sie dies ebenso von ihren Subunternehmern verlangen. Ferner verpflichten sich die Lieferanten, alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um aktive und passive Korruption zu verhindern und zu ahnden. Dieser Verhaltenskodex ist Bestandteil der Allgemeinen Einkaufsbedingungen (AEB). Er soll dabei nicht die Gesetze und Vorschriften in Ländern ersetzen, in denen unsere Lieferanten tätig sind. Vielmehr soll er die Einhaltung dieser Gesetze und Vorschriften fördern und gewährleisten, dass diese gewissenhaft und wirksam durchgesetzt werden. Seit 2014 bieten wir ein E-Learning img zum Thema Compliance für unsere Lieferanten an und stellen ihnen auch einen Compliance-Leitfaden zur Verfügung.

Geschäftspartner wählen wir Compliance-konform aus und führen risikoorientierte Geschäftspartnerprüfungen (Compliance Business Assessments) durch. Neben Kunden und Lieferanten gehören dazu auch Berater (Consultant Policy), Vertriebsmittler, Entwicklungspartner und Joint-Venture-Partner.

Fabian Riewerts

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Fabian Riewerts

Fortschritte

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Schlanker, einfacher, besser: Code of Conduct überarbeitet

Integrität, Wertschätzung und die Einhaltung von Gesetzen – auf diesen Prinzipien fußt das unternehmerische Handeln der Deutschen Telekom. Den zentralen Orientierungsrahmen für rechtlich einwandfreies und integres Verhalten bietet unser Code of Conduct. Ihn haben wir 2017 überarbeitet. Ziel war es, klare Schwerpunkte auf die Themen Compliance und Integrität zu legen und eine positive und motivierende Mitarbeiteransprache zu finden. Auch in seiner überarbeiteten Fassung gibt der Code of Conduct nach wie vor einen Überblick über unser Werteverständnis und die Grundregeln, nach denen wir handeln. An verschiedenen Stellen wird dieser Überblick durch Verweise auf interne Richtlinien und Regelungen konkretisiert. Indem er unsere Geschäftstätigkeit auf ein festes Fundament stellt, leistet der Code of Conduct einen wesentlichen Beitrag für unseren Geschäftserfolg.

Erneute Zertifizierung des Compliance-Managements

2017 haben wir die Zertifizierung unseres Compliance-Managements mit dem Schwerpunkt „Antikorruption“ fortgeführt. So wollen wir sicherstellen, dass wir Risiken konsequent begegnen und wirksame Prozesse im Unternehmen etabliert haben. Nachdem 2016 zehn Gesellschaften in Deutschland überprüft wurden, haben wir 2017 zwölf internationale Gesellschaften zertifizieren lassen.

Im Fokus der Zertifizierung standen Prozesse im Einkauf, Vertrieb, Personalbereich und bei Mergers & Acquisitions sowie die Themen Events, Spenden und Sponsoring. In diesen Bereichen ist die potenzielle Korruptionsgefahr am größten. Die Wirtschaftsprüfer haben die Prüfung der Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems ohne einschränkende Feststellungen abgeschlossen. Details über die Prüfungsinhalte und geprüfte Unternehmensbereiche zu Antikorruption dokumentieren wir im Prüfbericht.

Zertifikate und Prüfurteile spielen unter anderem bei Ausschreibungen und Auftragsvergaben eine immer größere Rolle und bilden damit einen klaren Vorteil, wenn wir uns im Wettbewerb befinden. Bereits 2010 und 2013 hatten externe Wirtschaftsprüfer unser Compliance-Management-System mit Schwerpunkt auf Antikorruption und Kartellrecht zertifiziert.

Felix Sonnet

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Felix Sonnet

Unternehmenskultur stärken, zu Widerspruch ermutigen

Ein Compliance-Management-System ist nur wirkungsvoll, wenn es im Arbeitsalltag gelebt wird. 2016 haben wir deshalb die Initiative „Transparente Unternehmenskultur“ gestartet, mit der wir integres Verhalten und eine konstruierte Widerspruchskultur im Unternehmen stärken wollen.

Im Frühjahr 2017 haben wir in diesem Rahmen eine große Mitarbeiterumfrage durchgeführt. Auf diese Weise wollten wir mehr über die gelebte Unternehmenskultur der Telekom – insbesondere mit Blick auf Compliance-Themen – erfahren. Insgesamt nahmen rund 52 000 Mitarbeiter von 25 nationalen und internationalen Gesellschaften der Telekom an der Online-Befragung teil. Darüber hinaus gab es auch Einzelinterviews und Gespräche mit Fokusgruppen. Forschungspartner der breit angelegten Studie waren die European School of Management and Technology (ESMT Berlin) und die Hertie School of Governance.

Unterstützt wurde die Initiative von einem eigens dafür gegründeten Expertenkreis. Dazu gehörten neben Mitarbeitern der Telekom auch Vertreter aus Nichtregierungsorganisationen, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft. Aufgabe der Experten war es, die Studie zu begleiten und auszuwerten. Die Ergebnisse zeichnen grundsätzlich ein positives Bild: Die große Mehrzahl unserer Mitarbeiter bekennt sich zu den Regeln der Deutschen Telekom und ist nicht bereit, sich unethisch zu verhalten. Als Stärken der Compliance-Kultur wurden unter anderem die Klarheit der Regeln, die Bereitschaft der Mitarbeiter, Fehlverhalten zu melden, und das ethische Verhalten der unmittelbaren Vorgesetzten gesehen. Als Schwäche wurde erkannt, dass es eine kleine Gruppe von Mitarbeitern gibt, die Bereitschaft zum Regelbruch zeigt. Identifizierte Schwächen wurden im Vorstand intensiv diskutiert und in ein Maßnahmenpaket gegossen, um die werteorientierte Compliance-Kultur im Konzern Deutsche Telekom weiter zu stärken.

Initiative „Speak-up Culture“: Konstruktiver Widerspruch ausdrücklich erwünscht
Eine Maßnahme aus der Initiative Transparente Unternehmenskultur ist, dass die Initiative „Speak-up Culture“ mit unterschiedlichen Themenschwerpunkten weiter fortgeführt wird. Ziel der Kampagne ist es, die Widerspruchskultur im Unternehmen zu stärken. Mitarbeiter sollen dazu ermutigt werden, Missstände in kritischen Situationen richtig und erfolgreich anzusprechen, aber auch Führungskräfte müssen Widerspruch offen begegnen. Außerdem gilt es, ein Umfeld zu schaffen, in dem „kritische Geister“ ihre Meinung sagen. Dazu werden Präsenz- und Online-Trainings national und international angeboten.

Grenzenlos: Weltweite Zusammenarbeit für Compliance

Unterschiedliche Rechtsprechungen und kulturelle Wertvorstellungen in den Ländern, in denen die Deutsche Telekom vertreten ist, stellen eine wesentliche Compliance-Herausforderung dar. Auch die zunehmend dynamische Entwicklung der globalen Märkte und der verschärfte internationale Wettbewerb beeinflussen unsere Compliance-Strategie.

Um der internationalen Ausrichtung des Konzerns noch besser gerecht zu werden, besprechen wir strategische Themen zweimal im Jahr mit einem internationalen Beratungsteam (Compliance Advisory Team). Das Team gilt als „Trendsetter“ für die Gestaltung und Implementierung einer ausgewogenen Compliance bei der Deutschen Telekom. Die konzernweite Zusammenarbeit zum Thema Compliance fördern wir zudem durch Treffen von Vertretern aller Compliance-Organisationen der Landesgesellschaften.

Compliance Days in Warschau: Be together – Talk together – Create together
Im Mai 2017 fanden die sogenannten International Compliance Days zum 13. Mal statt: Unter dem Motto „Be together – Talk together – Create together trafen sich rund 100 Compliance-Verantwortliche aus über 20 Ländern in Warschau. Bei der zweitägigen Veranstaltung tauschten sich die Experten über aktuelle Compliance-Themen wie Digitalisierung und Vetorechte aus und arbeiteten in Workshops gemeinsam an deren Weiterentwicklung.

Telekom zählt zu den weltweit ethischsten Unternehmen 2018
Das Ethisphere Institute mit Sitz in Arizona hat die Telekom 2018 als eines der weltweit führenden Unternehmen in Ethik ausgezeichnet. Diese Auszeichnung erhielt die Telekom auf Anhieb, da das Unternehmen sich erstmals an dieser Befragung beteiligte. In Deutschland ist die Telekom sogar alleiniger Preisträger. Ethisphere würdigt mit dieser Auszeichnung weltweit herausragende Leistungen von Unternehmen mit der höchsten ethischen Kompetenz. 2018 hat das Ethik-Institut neben der Deutschen Telekom und T-Mobile USA weitere 133 Unternehmen aus 23 Ländern und 57 Branchen als „2018 World’s Most Ethical Companies“ ausgezeichnet.

Korruption vorbeugen und bekämpfen

Zur Korruptionsvorbeugung und -bekämpfung führen wir zahlreiche Maßnahmen durch. Zentrale Grundlage unseres Compliance-Management-Systems ist das sogenannte Compliance Risk Assessment. Damit können wir Compliance-Risiken identifizieren und bewerten sowie geeignete Präventionsmaßnahmen einleiten. Konzernweit haben wir dazu einen jährlichen Prozess aufgesetzt: Dieser legt die Verantwortlichkeiten fest und definiert klare Bewertungskriterien, die nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Auswahl der Gesellschaften, die am Compliance Risk Assessment teilnehmen, erfolgt nach einem reifegradorientierten Modell. Im Jahr 2017 haben 73 Gesellschaften teilgenommen.

Zentrales Instrument des Compliance Risk Assessment ist unsere Konzern-Risikolandkarte. Damit bewerten wir die Risiken, die für unser Unternehmen einen hohen Stellenwert haben. Diese Risikolandkarte versetzt die Gesellschaften der Deutschen Telekom mit ihren unterschiedlichen Geschäftsmodellen in die Lage, eine systematische Risikoanalyse vorzunehmen. Aktuell umfasst sie 27 Kernrisikofelder von Korruption über Kartellrechtsverstöße bis hin zu Verstößen gegen den konzernweit gültigen Code of Conduct. Jede Landesgesellschaft kann geschäftsspezifisch weitere Kategorien definieren. Für jedes Risiko wird bestimmt, welche konkrete Bedrohung für die jeweilige Landesgesellschaft besteht und welche Maßnahmen bereits implementiert wurden, um das Risiko zu reduzieren. Sofern erforderlich, werden weitere Maßnahmen entwickelt, um die Risiken auf ein vertretbares Niveau zu senken. Die Durchführung des Compliance Risk Assessment liegt in der Verantwortung der jeweiligen Landesgesellschaft. Die zentrale Compliance-Organisation unterstützt und berät sie hierbei.

Die Geschäftsführungen der Landesgesellschaften werden über die Ergebnisse des Compliance Risk Assessment informiert. Im Ergebnis wird das Compliance-Programm des Folgejahres erstellt, in dem Maßnahmen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Die Geschäftsführung fasst dazu einen dokumentierten Beschluss. Die Durchführung der Maßnahmen aus dem Compliance-Programm wird konsequent überprüft.

Klare Regelungen bei Korruptionsverdacht
Die Deutsche Telekom hat sich klare Regeln für Untersuchungen bei Korruptionsverdacht gegeben. Hinweisen gehen wir nach, wenn diese sich auf einen Verstoß gegen gesetzliche oder interne Vorschriften beziehen und eine hinreichend konkrete Sachverhaltsbeschreibung vorliegt. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, werden die Hinweise sorgfältig untersucht. Hierbei aufgedeckte Verfehlungen werden angemessen – bis hin zur außerordentlichen Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – sanktioniert. Außerdem können Schadensersatzansprüche erhoben werden. Bei den Untersuchungen erkannte Schwächen im internen Kontrollsystem werden systematisch analysiert und behoben.

„Tell me!“-Portal: 146 Hinweise eingegangen

2017 sind über das „Tell me!“-Portal 146 Compliance-relevante Hinweise bei der Deutschen Telekom eingegangen (im Vorjahr 108 Hinweise). 24 Hinweise werden derzeit noch auf Plausibilität geprüft, 66 plausible Hinweise wurden weiterverfolgt (Stand 16.01.2018). Von diesen haben sich 43 Fälle als Fehlverhalten bestätigt und wurden entsprechend geahndet. Zwölf Fälle befinden sich noch in der Untersuchung. Bestätigte Fälle werden konsequent, tat- und schuldangemessen sowie im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften sanktioniert. Insgesamt bezogen sich 2017 die meisten Hinweise auf mögliche Fälle von Provisionsbetrug, Zielemanipulation sowie Unterschlagung, Diebstahl und Betrug.

Grundsätzlich gehen wir allen Compliance-relevanten Hinweisen nach, auch denjenigen, die uns über andere Kanäle erreichen.

Felix Sonnet

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Felix Sonnet

Engagement in Antikorruptionsinitiativen

Die Deutsche Telekom AG arbeitet regelmäßig in nationalen und internationalen Organisationen mit, die schwerpunktmäßig Compliance-Fragen, unter anderem Korruptionsbekämpfung, adressieren. Als Mitglied in Verbänden und Organisationen wie zum Beispiel im Forum Compliance & Integrity des ZfW (Zentrum für Wirtschaftsethik), im DICO (Deutsches Institut für Compliance e.V.) und im BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) nutzt sie die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch über Compliance-Fragen. Durch ihre Mitarbeit und den Erfahrungsaustausch leistet die Deutsche Telekom AG über die Konzerngrenzen hinweg einen wertvollen Beitrag zu den weltweiten Antikorruptionsinitiativen. Die gewonnenen Erkenntnisse nutzt die Deutsche Telekom AG für die fortlaufende Weiterentwicklung ihres Compliance-Management-Systems.

Wesentliche laufende Rechtsverfahren

Die Deutsche Telekom ist Partei in mehreren gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren mit Behörden, Wettbewerbern sowie anderen Beteiligten. Von besonderer Bedeutung sind aus Sicht der Deutschen Telekom die im Geschäftsbericht 2017 aufgeführten Verfahren.