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Corporate Responsibility Bericht 2016

Compliance

Die Deutsche Telekom AG legt besonderen Wert darauf, dass sich alle Mitarbeiter und Organe zu jeder Zeit wertekonform verhalten und sich an die Verhaltensgrundsätze sowie geltende Gesetze halten. Die zentrale Compliance-Organisation der Deutschen Telekom (Group Compliance) versteht sich als wesentlicher Mitgestalter einer auf Integrität ausgerichteten Unternehmensführung und Unternehmenskultur. Sie fördert eine Compliance-Kultur im Unternehmen, einen durch Compliance geprägten Wertekanon und dessen Verinnerlichung bei Führungskräften und Beschäftigten. Das Compliance-Verständnis der Deutschen Telekom geht damit weit über die reine Rechtmäßigkeit des Unternehmenshandelns, das heißt Einhaltung von Gesetzen und internen Regelungen, hinaus und zielt auf integres Verhalten aller Mitarbeiter und Unternehmensorgane ab.

So stellen wir integres und rechtskonformes Verhalten sicher

Unser Beitrag zu den SDGs

Wir bekennen uns klar zu ethischen Grundsätzen und geltenden Rechtsnormen. Dies haben wir in unseren Guiding Principles und dem Code of Conduct verankert. Um konzernweit integres und rechtskonformes Verhalten sicherzustellen, haben wir ein sogenanntes Compliance-Management-System implementiert: Dies ist ein ganzheitlicher Ansatz, um Risiken erfolgreich zu begegnen und Regeltreue im Unternehmen sicherzustellen. Alle Aktivitäten im Rahmen des Compliance-Managements stehen im Einklang mit den gesetzlichen Vorschriften und unserer Konzernrichtlinie Datenschutz. Diese regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten bei der Deutschen Telekom. Die Verantwortung für das Compliance-Management-System ist auf oberster Führungsebene im Vorstandsressort Datenschutz, Recht und Compliance angesiedelt. Zudem gibt es in jedem Unternehmen der Deutschen Telekom auf Geschäftsführungs- beziehungsweise Vorstandsebene ein Mitglied, das für Compliance verantwortlich ist. Der Chief Compliance Officer der Deutschen Telekom AG ist für die konzernweite Ausgestaltung, Weiterentwicklung und Umsetzung des Compliance-Management-Systems verantwortlich. Dazu leitet er den Bereich Group Compliance. Auf der Ebene der operativen Segmente und Landesgesellschaften sind jeweils Compliance Officer (CO) benannt. Diese sind dafür verantwortlich, das Compliance-Management-System und unsere Compliance-Ziele vor Ort umzusetzen.

Ziele des Compliance-Management-Systems (CMS)
Für die Deutsche Telekom bedeutet „Compliance“, sich an Regeln zu halten und das „Richtige“ zu tun. Compliance zielt also auf integres Verhalten aller Beschäftigten ab. Im Sinne unserer fünf Leitlinien und unseres Code of Conduct ist Integrität, und damit auch Compliance, Basis aller geschäftlichen Entscheidungen und betrieblichen Handlungen. Sie definiert das Verhalten aller Beschäftigten gegenüber Kunden, Mitarbeitern und Kollegen, Investoren, Managern sowie dem Umfeld der Deutschen Telekom.

Die Ziele unserer Compliance-Arbeit ergeben sich aus diesem Selbstverständnis, den geltenden Regeln und gesetzlichen Normen sowie aus unserem strategischen Ziel, führender Telekommunikationsanbieter in Europa zu sein. Konkret sollen Compliance-Verstöße sowie nicht-integre Geschäftsentscheidungen verhindert werden. Zudem soll Compliance frühzeitig und dauerhaft in die Geschäftsprozesse integriert werden. Dadurch werden Haftungsrisiken für das Unternehmen reduziert. Compliance leistet zudem einen Beitrag dazu, dass wir von Kunden als verlässlicher Partner wahrgenommen werden. Die Umsetzung unserer übergeordneten Compliance-Zielsetzung in die betriebliche Praxis erreichen wir, indem wir das Compliance-Management-System konsequent umsetzen – entlang der drei Dimensionen Vorbeugen, Erkennen und Reagieren.

Besonderer Fokus liegt auf der Vorbeugung
Jährlich führen wir konzernweit ein sogenanntes Compliance Risk Assessment durch. So identifizieren und bewerten wir unsere Compliance-Risiken und legen Schwerpunkte für geeignete Präventionsmaßnahmen fest. Diese Maßnahmen fassen wir in einem Compliance-Programm zusammen.

Wir wollen erreichen, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrem Arbeitsalltag stets integer und rechtskonform handeln. In unserem konzernweit gültigen Code of Conduct haben wir deshalb klare Anforderungen an das Verhalten unserer Beschäftigten festgeschrieben. Dazu haben wir Compliance-relevante Konzernrichtlinien eingeführt, zum Beispiel Regelungen zu Antikorruption, zu Geschenken, Einladungen und Events sowie zum Umgang mit Beratern und Vermittlern. Eine Richtliniendatenbank unterstützt unsere Mitarbeiter dabei, geltende Vorgaben einfach zu finden und zu befolgen (konzernweite Umsetzung des Code of Conduct).

Neben regelmäßigen Compliance-Schulungen führen wir auch umfassende Antikorruptionsschulungen durch. Um darüber hinaus für Compliance zu sensibilisieren, sprechen wir gezielt Führungskräfte als Multiplikatoren an. Ihre Rückmeldungen werden sorgfältig analysiert und genutzt, um bei Bedarf zusätzliche Trainings oder andere Maßnahmen einzuleiten.

Für Fragen rund um das Thema Compliance betreiben wir zudem das „Ask me!“-Portal. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten dort zuverlässige Informationen über Gesetze, interne Richtlinien und Verhaltensgrundsätze, die für ihre tägliche Arbeit relevant sind.

Schließlich haben wir verschiedene Kommunikationsmaßnahmen zur Förderung einer „Compliance-Kultur“ im Unternehmen aufgesetzt.

Erkennen und Überwachen
Trotz bester Präventionsmaßnahmen können immer wieder Gesetzesverstöße und schwerwiegende Pflichtverletzungen im Unternehmen vorkommen. Um nicht Compliance-konformes Verhalten aufzudecken, haben wir ein Hinweisgeberportal „Tell me!“ eingerichtet. Hier können neben unseren Mitarbeitern auch Externe, zum Beispiel Geschäftspartner oder Kunden, Hinweise auf regelwidriges Verhalten abgeben (Schutz für Hinweisgeber). Die Deutsche Telekom geht den Hinweisen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten konsequent nach und sanktioniert tat- und schuldangemessen. Zur Steuerung und Überwachung haben wir einen konzernweiten Reportingprozess implementiert. Dazu lassen wir unser Compliance-Management regelmäßig intern und extern überprüfen.

Compliance im Umgang mit Geschäftspartnern und Lieferanten
Im Code of Conduct haben wir Verhaltensanforderungen an unsere Beschäftigten niedergelegt. Mit unserer Sozialcharta verpflichten wir uns unter anderem, Menschenrechte inklusive der ILO-Kernarbeitsnormen zu achten und zu fördern. Wir erwarten, dass unsere Lieferanten die dort niedergelegten Verpflichtungen, Grundsätze und Werte beachten, und wirken darauf hin, dass diese ebenfalls zur Einhaltung verpflichtet werden. Ferner erwarten wir von unseren Lieferanten, dass sie dies ebenso von ihren Subunternehmern verlangen. Die Corporate-Social- Responsibility- und Antikorruptionsklausel ist Bestandteil unserer Einkaufsbedingungen. Dadurch verpflichten sich die Lieferanten, alle erforderlichen Maßnahmen zu treffen, um aktive und passive Korruption zu verhindern und zu ahnden. Seit 2014 bieten wir regelmäßig E-Learning- und Präsenzschulungen zum Thema Compliance für unsere Lieferanten an und stellen ihnen auch einen Compliance-Leitfaden zur Verfügung (siehe auch GRI-Index).

Geschäftspartner wählen wir Compliance-konform aus und führen risikoorientierte Geschäftspartnerprüfungen (Compliance Business Assessments) durch. Neben Kunden und Lieferanten gehören dazu auch Berater (Consultant Policy), Vertriebsmittler, Entwicklungspartner und Joint-Venture-Partner.

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Fortschritte

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Erneute Zertifizierung des Compliance-Managements

2016 haben wir unser Compliance-Management erneut mit dem Schwerpunkt „Antikorruption“ zertifizieren lassen. So wollen wir sicherzustellen, dass wir Risiken konsequent begegnen und wirksame Prozesse im Unternehmen etabliert haben. Zehn Gesellschaften in Deutschland standen dabei auf dem Prüfstand; 13 Gesellschaften in anderen Ländern werden 2017 folgen.

Im Fokus der Zertifizierung standen Prozesse im Einkauf, Vertrieb, Personalbereich und bei Mergers & Acquisitions sowie die Themen Events, Spenden und Sponsoring. Hier ist die potenzielle Korruptionsgefahr am größten. Die Wirtschaftsprüfer haben die Prüfung der Wirksamkeit des Compliance-Management-Systems (CMS) ohne einschränkende Feststellungen abgeschlossen. Details über die Prüfungsinhalte und geprüfte Unternehmensbereiche zu Antikorruption dokumentieren wir im Prüfbericht.

Zertifikate und Prüfurteile spielen unter anderem bei Ausschreibungen und Auftragsvergaben eine immer größere Rolle und bilden damit einen klaren Vorteil, wenn wir uns im Wettbewerb befinden. Bereits 2010 und 2013 hatten externe Wirtschaftsprüfer unser Compliance-Management-System (CMS) mit Schwerpunkt auf Antikorruption und Kartellrecht zertifiziert.

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Unternehmenskultur stärken, zu Widerspruch ermutigen

Ein Compliance-Management-System (CMS) ist nur wirkungsvoll, wenn es auch im Arbeitsalltag gelebt wird. 2016 haben wir deshalb die Initiative „Transparente Unternehmenskultur“ gestartet, mit der wir integres Verhalten und eine Widerspruchskultur im Unternehmen stärken wollen. Das Projekt besteht aus zwei Grundpfeilern: Zunächst werden wir eine wissenschaftliche Studie durchführen, um die bestehende Unternehmenskultur der Telekom zu analysieren. Forschungspartner sind die ESMT Berlin und die Hertie School of Governance. Im Rahmen des Studienvorhabens werden wir im Frühjahr 2017 die Mitarbeiter von 25 nationalen und internationalen Gesellschaften zu einer Online-Befragung einladen, um die aktuelle Compliance-Kultur zu beleuchten. Zweiter Pfeiler der Initiative ist die Gründung eines unabhängigen Expertenkreises, der die Studie intensiv begleitet. Der Expertenkreis besteht aus Unternehmensvertretern sowie externen Experten aus NGOs, Wirtschaft, Wissenschaft und Gesellschaft. Nach Abschluss der Online-Befragung bewertet der Expertenkreis die Ergebnisse und erarbeitet Vorschläge zur Stärkung unserer Unternehmenskultur. Diese werden dem Vorstand als Entscheidungsgrundlage für zukünftige Maßnahmen vorgelegt.

Darüber hinaus haben wir 2016 die Initiative „Speak-up Culture“ gestartet. Ziel dieser Initiative ist es, die Widerspruchskultur im Unternehmen zu stärken. Mitarbeiter sollen dazu zu ermutigt werden, Fehlverhalten zu melden oder rechtzeitig einzugreifen. Neben verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen wird unter anderem eine Umfrage durchgeführt, bei der sich unsere Mitarbeiter zur Widerspruchskultur bei der Telekom äußern können und herausfinden können, welcher Widerspruchstyp sie sind. Das Ergebnis der Umfrage zeigt, dass es bereits eine Widerspruchskultur im Unternehmen gibt; diese muss jedoch weiter gestärkt werden. Besonders Führungskräfte müssen offen dafür sein, Widerspruch anzunehmen, und Zweifler müssen ermutigt werden, öfter ihre Meinung zu sagen. Die verschiedenen Maßnahmen werden durch Erfahrungsberichte von ehemaligen Hinweisgebern ergänzt.

 

Internationale Zusammenarbeit zum Thema Compliance

Unterschiedliche Rechtsprechungen und kulturelle Wertvorstellungen in den Ländern, in denen die Deutsche Telekom vertreten ist, stellen eine wesentliche Compliance-Herausforderung dar. Auch die zunehmend dynamische Entwicklung der globalen Märkte und der verschärfte internationale Wettbewerb beeinflussen unsere Compliance-Strategie.

Um der internationalen Ausrichtung des Konzerns noch besser gerecht zu werden, besprechen wir strategische Themen zweimal im Jahr mit einem internationalen Beratungsteam (Compliance Advisory Team) und entwickeln einen gemeinsamen Compliance-Ansatz. Das Team gibt als „Trendsetter“ Impulse für die Gestaltung und Implementierung einer ausgewogenen Compliance bei der Deutschen Telekom. Die konzernweite Zusammenarbeit zum Thema Compliance fördern wir zudem durch Treffen von Vertretern aller Compliance-Organisationen der Landesgesellschaften. 2016 jährten sich die sogenannten International Compliance Days zum zwölften Mal: Etwa 140 Compliance-Verantwortliche aus 31 Ländern trafen sich am 13. und 14. April im Telekom-Forum in Bonn. Unter dem Motto Teamwork, Excellence & Integrity tauschten sie sich über Compliance-Strategien und -Trends aus. Außerdem leiteten sie die Kampagne „Speak-up Culture“ ein, mit der wir Mitarbeiter ermutigen wollen, Fehlverhalten zu melden oder rechtzeitig einzugreifen.

Korruptionsvorbeugung und -bekämpfung

Alle Konzerneinheiten regelmäßig auf Korruptionsrisiken überprüft
Zur Korruptionsvorbeugung und -bekämpfung führen wir zahlreiche Maßnahmen durch. Zentrale Grundlage unseres Compliance-Management-Systems ist das sogenannte Compliance Risk Assessment. Damit können wir Compliance-Risiken identifizieren und bewerten sowie geeignete Präventionsmaßnahmen einleiten. Konzernweit haben wir dazu einen jährlichen Prozess aufgesetzt: Dieser legt die Verantwortlichkeiten fest und definiert klare Bewertungskriterien, die nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Auswahl der Gesellschaften, die am Compliance Risk Assessment teilnehmen, erfolgt nach einem reifegradorientierten Modell. Im Jahr 2016 haben 79 Gesellschaften teilgenommen.

Zentrales Instrument des Compliance Risk Assessment ist unsere Konzern-Risikolandkarte. Damit bewerten wir die Risiken, die für unser Unternehmen einen hohen Stellenwert haben. Diese Risikolandkarte versetzt die weltweit tätigen Gesellschaften der Deutschen Telekom mit ihren unterschiedlichen Geschäftsmodellen in die Lage, eine systematische Risikoanalyse vorzunehmen. Aktuell umfasst sie 27 Kernrisikofelder von Korruption über Kartellrechtsverstöße bis hin zu Verstößen gegen den konzernweit gültigen Code of Conduct. Jede Landesgesellschaft kann geschäftsspezifisch weitere Kategorien definieren. Für jedes Risiko wird bestimmt, welche konkrete Bedrohung für die jeweilige Landesgesellschaft besteht und welche Maßnahmen bereits implementiert wurden, um das Risiko zu reduzieren. Sofern erforderlich, werden weitere Maßnahmen entwickelt, um die Risiken auf ein vertretbares Niveau zu senken. Die Durchführung des Compliance Risk Assessment liegt in der Verantwortung der jeweiligen Konzerngesellschaft. Die zentrale Compliance-Organisation unterstützt und berät sie hierbei.

Die Geschäftsführungen der Landesgesellschaften werden über die Ergebnisse des Compliance Risk Assessment informiert. Im Ergebnis wird das Compliance-Programm des Folgejahres erstellt, in dem Maßnahmen und Verantwortlichkeiten definiert werden. Die Geschäftsführung fasst dazu einen dokumentierten Beschluss. Die Durchführung der Maßnahmen aus dem Compliance-Programm wird konsequent überprüft.

Klare Regelungen bei Korruptionsverdacht
Die Deutsche Telekom hat sich klare Regeln für Untersuchungen bei Korruptionsverdacht gegeben. Hinweisen gehen wir nur dann nach, wenn diese sich auf einen Verstoß gegen gesetzliche oder interne Vorschriften beziehen und eine hinreichend konkrete Sachverhaltsbeschreibung vorliegt. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, werden die Hinweise sorgfältig untersucht. Hierbei aufgedeckte Verfehlungen werden angemessen – bis hin zur außerordentlichen Beendigung eines Arbeitsverhältnisses – sanktioniert. Außerdem können Schadensersatzansprüche erhoben werden. Bei den Untersuchungen erkannte Schwächen im internen Kontrollsystem werden systematisch analysiert und behoben.

„Tell me!“-Portal: 121 Hinweise eingegangen

2016 sind über das „Tell me!“-Portal 121 Compliance-relevante Hinweise bei der Deutschen Telekom eingegangen (im Vorjahr 120 Hinweise). 14 Hinweise werden derzeit noch auf Plausibilität geprüft, 60 plausible Hinweise wurden weiterverfolgt (Stand Januar 2017). Von diesen haben sich 20 Fälle als Fehlverhalten bestätigt und wurden entsprechend geahndet. 26 Fälle befinden sich aktuell noch in der Untersuchung. Bestätigte Fälle werden konsequent, tat- und schuldangemessen sowie im Einklang mit den einschlägigen Rechtsvorschriften sanktioniert. Insgesamt bezogen sich 2016 die meisten Hinweise auf mögliche Fälle von Unterschlagung, Diebstahl und Betrug, Provisionsbetrug sowie Zielemanipulation.

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Engagement in Antikorruptionsinitiativen

Die Deutsche Telekom AG arbeitet regelmäßig in nationalen und internationalen Organisationen mit, die schwerpunktmäßig Compliance-Fragen, unter anderem Korruptionsbekämpfung, adressieren. Als Mitglied in Verbänden und Organisationen, wie zum Beispiel im Forum Compliance & Integrity des ZfW (Zentrum für Wirtschaftsethik), des DICO (Deutsches Institut für Compliance e.V.), der Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.) nutzt sie die Möglichkeit zum Erfahrungsaustausch über Compliance-Fragen. Durch ihre Mitarbeit und den Erfahrungsaustausch leistet die Deutsche Telekom AG über die Konzerngrenzen hinweg einen wertvollen Beitrag zu den weltweiten Antikorruptionsinitiativen. Die gewonnenen Erkenntnisse nutzt die Deutsche Telekom AG für die fortlaufende Weiterentwicklung ihres Compliance-Management-Systems.

Wesentliche laufende Rechtsverfahren

Die Deutsche Telekom ist Partei in mehreren gerichtlichen und außergerichtlichen Verfahren mit Behörden, Wettbewerbern sowie anderen Beteiligten. Von besonderer Bedeutung sind aus Sicht der Deutschen Telekom die im Geschäftsbericht 2016 aufgeführten Verfahren.